| Iedereen vergadert. De hoogste managers het meest, op de voet gevolgd door de rest van de medewerkers. Secretaressen zijn de grootste ‘slachtoffers’ van deze vergaderwoede. Zij doen immers aan al die bijeenkomsten mee. Actief in afdelingsoverleg, groepsoverleg of bijvoorbeeld de ondernemingsraad. Passief als planner, agendasamensteller en notulist. Heeft het wel zin, al die vergaderingen? |
| Basis voor effectiviteit |
| Algemene vergaderprincipes zijn niet bij iedereen bekend. Een actieve houding is een eerste vereiste. Vergaderen kan heel saai en overbodig lijken, maar het heeft ook voordelen. Medewerkers raken op de hoogte van elkaars mening en de laatste ontwikkelingen binnen de afdeling en de organisatie. Vergaderingen bieden een plaats bij uitstek om informatie te delen, gezamenlijke doelen te formuleren, de groepsidentiteit te versterken en de interactie tussen medewerkers tot ontplooiing te laten komen. Veel ellende kan worden voorkomen door voorafgaand aan het overleg duidelijk afspraken te maken over tijd, plaats en inhoud. Hou daarbij de volgende punten in de gaten:stel een vergaderreglement vast en zorg dat dit bij iedereen binnen het bedrijf bekend is. Vaste kaders geven uitwassen minder kansbeleg nooit uit gewoonte of verveling een vergadering. Geef iedere vergadering een duidelijk doel. Voorbeelden van valide doelen: consensus bereiken, bevredigen van sociale behoeften, taken verdelen. Wees altijd eerlijk over het doel. Verborgen agenda’s vormen gevaarlijke valkuilen vergader alleen als het absoluut noodzakelijk is. Handel onderonsjes liever af met informele gesprekken. Maak gebruik van faciliteiten als de telefoon, e-mail, memo’s. Weeg altijd de alternatieven. Gebruik de volgende twee vragen bijvoorbeeld als leidraad: hoe groot is de informatiebehoefte? En: hoe groot is de kans dat een bepaald probleem uit de hand zal lopen tijdens een bespreking? Bedenk alternatieven voor de klassieke vergadering. Met een lunchbespreking sla je twee vliegen in een klap. In het buitenland is het gebruikelijk als zakenpartners actief iets met elkaar de gaan doen in plaats van te vergaderen: denk aan een wandeling, een sportactiviteit, een bezoek aan een tentoonstellingcreëer zoveel mogelijk ruimte voor voorbesprekingen: vaak kunnen twee mensen sneller en beter een plan maken dan een hele clubzorg voor een agenda en breng iedereen vooraf op de hoogte van de zaken die besproken zullen worden. Zo krijgt men de kans zich goed voor te bereiden. Stel de agenda aan het begin van iedere vergadering aan de orde het ideale aantal deelnemers: vijf tot zeven personen. Meer kan leiden tot chaos, minder is niet altijd effectief. Pas een strenge selectie toe. Vraag je bij iedere potentiële deelnemer af wat zijn of haar bijdrage aan de sessie kan zijnook voor de inhoud van het overleg gelden een aantal basisprincipes. Streef in ieder geval naar een positieve sfeer. Geef ruimte aan voorstellen, ideeën, verbeteringen, enthousiasme, gedrevenheid. Kap zaken zo snel mogelijk af als geklaag, monologen, meligheid, demotiverend gedrag. Probeer weerstanden en onvrede te verbaliseren. Vermijd emotionele discussies en zorg voor rustzorg voor een sterk tijdsmanagement. Bewaak de tijdslimiet per agendapunt notuleer effectief. Een effectieve verslaglegging hoeft in principe niet uit meer te bestaan dan een overzicht van mededelingen en besluiten en een overzichtelijke actielijst. Dat kost minder tijd dan een verslag met veel ‘volgens’ en ‘hij zei ….’hou de deelnemers aan hun afspraken. Veel mensen hebben het gevoel dat er te veel vergaderd wordt omdat ‘het toch geen zin heeft’. Het heeft echter wel zin als men de vergadering na afloop ‘uitvoert’. Dit wordt gemakkelijker als medewerkers achter hun actiepunten staan en op de hoogte zijn van het doel en het nut van die actie. Schroom niet mensen aan te spreken op eventuele nalatigheid |
| Effectief vergaderen, het kan! |
| Kies een geschikte locatie. Let op licht, ruimte, ventilatie, bereikbaarheidBegin en eindig op een vastgestelde tijd. Wacht niet op laatkomersMaak een tijdsplanning per agendapuntPlan iedere anderhalf uur een (rook)pauzeBegin met een opwekkende mededelingEindig de vergadering met een rondvraagMaak de resultaten bekend binnen de organisatieGebruik de vergadering als samenwerkingsinstrument |
bron: Management Support Magazine