Vergadertips

Algemene vergadertips

Algemeen

  • Bereken de vergaderkosten
  • Maak deelnemers eigenaren van agendapunten
  • Maak een tijdsplanning en hou je er aan
  • Behandel de belangrijke punten eerst
  • Schrijf mee op een bord tijdens de vergadering
  • Vervang ‘ja maar..’ door ‘ja en…’.
  • Sluit agendapunten af met: wie doet wat wanneer?
  • Verspreid een actielijst binnen 24 uur

 

Wenken voor voorzitters

  • Werk met startvragen en kernvragen
  • Bevorder kruisgesprekken (vermijd tweegesprekken)
  • Rem spraakzamen af, vraag zwijgzamen om hun mening
  • Vraag om oplossingen en verbeteringen
  • Vergroot de participatie en betrokkenheid door vragen
  • Luister (actieve houding, aantekeningen maken) en vat geregeld samen
  • Houd de hoofdlijn vast, noteer zijpaden op een voorraadlijst
  • Geef je eigen visie het laatst

 

Bewaak de kwaliteit van het vergaderen in je organisatie

  • Breng het vergadercircuit van je organisatie in kaart en licht het door
  • Inventariseer de bestaande vergaderproblemen en neem ze serieus
  • Laat zien hoeveel het vergaderen kost per afdeling, laag en team
  • Budgetteer vergadertijden en -kosten
  • Stel algemene spelregels op en propageer die via posters, agenda’s, e-mail, kaartjes
  • Benut aanwezige expertise. Laat ervaren voorzitters beginnende coachen
  • Stel een vergadermanager aan voor permanente kwaliteitsbewaking

 

Actief vergaderen

  • Hang een grote klok met secondewijzer duidelijk zichtbaar op
  • Zet statafels in de vergaderkamer
  • Zorg voor projector, whiteboard, flipover, stiften en plakband
  • Houd een stuk muur vrij om flipover-vellen op te plakken
  • Wissel discussiëren af met andere gespreksvormen
  • Bespreek ideeën of problemen in kleine groepen
  • Laat ieder zijn gedachten eerst bij buurvrouw of buurman aftasten
  • Laat ieder zijn gedachten eerst opschrijven
  • Houd een (willekeurig) rondje zonder interrupties (pas op voor herhaling)

Gebruik flipover of whiteboard om argumenten, planningen, ideeën, voorstellen, besluiten op te schrijven

 

Groepsgewijs beslissingen nemen

  • Leg niet meteen de nadruk op de inhoud (welk besluit gaan we nemen?), maar op het proces (wie gaat wanneer en op welke wijze besluiten?)
  • Beperk het streven naar consensus in eerste instantie tot het ontwerpen van een globaal besluitvormingsproces en het aanwijzen van een persoon of groep die de verantwoordelijkheid krijgt voor de inhoudelijke kant van de besluitvorming
  • Ga bij het delegeren van beslissingsbevoegdheden uit van de bestaande verdeling van werkterreinen, budgetten of portefeuilles. Wanneer dat onduidelijk is, bijvoorbeeld omdat het een nieuwe of grensoverschrijdende kwestie betreft, wijs dan als vergadering na een korte probleemverkenning een proceshouder aan
  • Het team dat beslissingsbevoegdheid delegeert aan een proceshouder, kan daaraan voorwaarden verbinden, zoals een plan van activiteiten die tot het besluit moeten leiden, een financieel mandaat, een meld- of adviesplicht
  • Als de proceshouder iets in een vergadering wil bespreken, geeft hij duidelijk aan wat hij van zijn collega’s verwacht en wat hij aan het eind van de vergadering wil hebben bereikt

 

Brainstormen in een groep

 

In vergaderingen hebben mensen vaak de neiging met elkaar te spreken in de vorm van een discussie of debat. Discussieren is een riskante onderneming. In het gunstigste geval mondt de strijd uit in een nieuw idee of voorstel, waarin voor- en tegenstanders elkaar vinden. Een methode die vaak sneller tot resultaten leidt dan discussieren, is brainstormen.

 

Bij brainstormen gelden de volgende regels

  • Hoe meer ideeën des te beter
  • Elk idee is toegestaan, geen kritiek, beoordeling of discussie
  • Extravagante ideeën zijn gewenst·

Een beproefde methode van brainstormen

  • Formuleer het probleem in termen van: ‘op hoeveel manieren kunnen we?’
  • Maak een lijst van de meest voor de hand liggende oplossingen en sluit deze uit
  • Laat iedereen in stilte zoveel mogelijk ideeën opschrijven (5 minuten)
  • Laat de deelnemers hun ideeën uitwisselen in kleine groepen
  • Inventariseer de ideeën plenair
  • Rangschik de ideeën naar thema’s of invalshoeken
  • Selecteer enkele ideeën als mogelijke oplossing of als start van een nieuwe brainstorm

 

Doelmatige verslaglegging

  • Beperk het verslag van een vergadering tot een besluiten-/actielijst
  • Verspreid de lijst binnen 24 uur na de vergadering
  • Geef op de besluiten-/actielijst aan:
    • Volgnummer en korte omschrijving van het besluit
    • Datum van het besluit
    • Uit het besluit voortvloeiende actie(s)
    • Naam van de actiehouder(s)
    • Tijdstip waarop de actie(s) gereed moet zijn
    • Data van tussentijdse checks
    • Hoe vaak de afhandeling van de actie(s) is uitgesteld.

 

 

Bron: vergaderwijzer.nl

 

Reacties zijn gesloten.