1. Kom op tijd
Het lijkt onschuldig om “een paar minuten” te laat komen, maar in de ochtend gaat er meer tijd verloren dan je denkt
Eenmaal op kantoor worden er nog minuten besteed aan: jas ophangen, koffie halen, computer opstarten etc. Vaak zijn er gemiddeld zo’n 15 – 20 minuten voorbij, voordat je aan je werkzaamheden kunt beginnen
2. Stel prioriteiten
Maak bij de prioritering onderscheid tussen essentieel en urgent
Splits grote klussen in deelklussen en prioriteer deze afzonderlijk
Stel afzonderlijke deadlines
Communiceer deze keuzes en deadlines
3. Plan de dag
Maak per dag een “to-do-lijst”
Zet de belangrijkste zaken bovenaan. Naarmate bezigheden afnemen in prioriteit, zet je ze lager op de lijst
Plan routinematige werkzaamheden in
Plan de agenda niet helemaal vol
Plan buffertijd in voor spoed en uitloop
Plan re�el en ruim
Plan denkwerk in de ochtend en meer routinewerk na de lunch
Plan ruim vooruit
Voorkom dat je teveel stress krijgt. Neem af en toe een pauze, ga naar het toilet of maak een praatje met een collega
Probeer enigszins flexibel te zijn, belangrijke klussen die tussendoor komen, plaats je bovenaan de lijst
Maak je sociale tijdsbesteding inzichtelijk. Waarschijnlijk heb je elke dag contact met je collega’s. Gesprekken links en rechts kosten vaak meer tijd dan je denkt. Spoor je sociale tijdverspillers op: noteer hoeveel tijd je op een dag kwijt bent aan ontmoetingen bij het koffieapparaat of de kopieermachine. Is het langer dan je dacht of vind je de bestede tijd acceptabel? Als je bewust bent van deze tijdverspiller, kun je voor jezelf grenzen bepalen
4. Vermijd storingen
Ga door met werken als iemand stoort
Hang een bordje “niet storen” op
Durf “nee” te zeggen als het niet uitkomt
Leid jezelf niet onnodig af, zoek geen storingen op
Schakel telefoon door
Plan per dag een uur in waarin men je mag storen
Wanneer je geconcentreerd moet werken en iets echt af moet hebben, ga dan apart zitten en vraag een collega (of de telefoniste) een uurtje voor je waar te nemen
Zorg voor voldoende afwisseling in je werk, zeker wanneer je met een “saaie klus” bezig bent
Zorg ervoor dat je invloed hebt op onderbrekingen. Bijvoorbeeld door je voice-mail in te schakelen en terug te bellen op een tijd die beter uitkomt (of te vermelden op welk tijdstip je wel bereikbaar bent), of door met je rug naar de deur te gaan zitten als teken van “ik ben nu bezig, even niet storen”.
5. Beperk vergadertijd
Informeer of aanwezigheid noodzakelijk is
Besluitenlijsten of verslagen bevatten vaak voldoende informatie
Gebruik e-mail, telefoon en andere manieren om informatie uit te wisselen
Vergader korter en efficienter, wees kritisch op de agenda en het proces
6. Kom aan de telefoon snel ter zake
Houd de inleiding kort
Meld direct het doel van het telefoontje
7. Delegeer zoveel mogelijk werk
Naast verruiming in eigen agenda biedt het anderen leer- en groeimogelijkheden
Schuif geen rotklusjes af
Durf los te laten
Stel vertrouwen in de ander
8. Doe gelijksoortig werk achter elkaar
Post, administratie, telefoontjes etc., plan deze klussen achter elkaar
Het voorkomt steeds opnieuw “opstarten”
9. Handel papierwerk in een keer af
Neem direct besluiten, reageer direct of gooi het op de “later”-stapel
Voorkom dat je steeds door dezelfde stapel moet
Wees selectief
Lees eerst kopjes en de inhoudsopgave
Durf weg te gooien
10. Doe dingen in een keer goed
Steek direct de benodigde tijd in een klus, dat voorkomt extra werk later
11. Stel je werkzaamheden niet uit
Staan er nog dingen op je “to-do-lijst” die dag na dag opschuiven naar de volgende dag en uiteindelijk nooit gebeuren? Dit is een klassieke tijdverspiller, je vindt altijd wel belangrijkere taken om je tijd aan te besteden of redenen om die “onbelangrijke” klus voor je uit te schuiven. Eens per week kun je de dag beginnen met een klus die onderaan je lijst staat; voor je het weet heb je ze allemaal uitgevoerd!
Maak een plan van aanpak voor een klus en stel jezelf aan als coordinator en uitvoerder. In het plan leg je vast hoeveel tijd je denkt te besteden aan het project, wat je er allemaal voor nodig hebt en of het nodig is anderen in te schakelen
Verdeel een project in afgeronde klussen, zo voorkom je dat je tegen de hoeveelheid werk gaat opzien. Beloon jezelf als een deel van de klus af is, maar plan tegelijkertijd de volgende fase van het project
Stel een vaste tijd in om aan uitstelklussen te werken. Werk bijvoorbeeld elke woensdagmiddag het archief bij
12. Voorkom onnodig bezoek
Archiveer ordelijk
Gebruik je hoofd om te denken en niet om te onthouden
13. Vermijd perfectionisme
Perfectionisme is in veel gevallen niet meer dan een tijdverspiller
Herschrijf je een verslag vijf keer voordat je het uitdeelt? Niet doen!
Als je teveel op het resultaat van je werk bent gericht, kan je in de problemen komen met je tijd. Probeer voor jezelf te bepalen wanneer je �n je best hebt gedaan �n genoeg tijd hebt besteed aan een taak. Trek dan een streep onder de klus en ga verder met de volgende
Op een werkdag kun je bezigzijn met drie soorten activiteiten:
met vooraf gedefinieerd werk (op je actielijst)
met werk zoals zich dat aan je voordoet (je manager die met een urgente klus komt, een telefoontje dat afgehandeld moet worden)
met definieren welk werk je gaat doen (je planning)
Daarbij kun je onderscheid maken tussen:
Lange termijnplanning
Meer dan een maand vooruit. Denk aan vergaderingen, afspraken, zakenreizen, trainingen, vakanties etc.
Middellange termijnplanning
Twee tot dertig dagen vooruit
Korte termijnplanning
De dagelijkse planning. E�n tot twee dagen vooruit
Tips om flexibel te plannen:
In een dagelijks actieplan kun je de te realiseren doelen aangeven, een planning opnemen voor alle taken, de prioriteiten aangeven, ruimte inbouwen voor onverwachte momenten en een tijdstabel maken voor losse en vaste taken. Je houdt zo het overzicht op je taken en je ontlast je geheugen
Probeer vaste taken een los-vast begin te geven, spreek bijvoorbeeld niet af om twee uur maar tussen twee en drie
Belangrijke losse taken hebben prioriteit, plan deze wel op een vaste tijd (maak een afspraak en houd je daaraan)
Houd altijd voldoende taken achter de hand om je tijd zinvol te besteden, mocht een geplande taak of afspraak plotseling niet doorgaan
Bouw in de dagelijkse planning voor jezelf “stille momenten” in. Ook al zijn het korte perioden, op deze manier kun je onverwachte zaken tussendoor afhandelen of belangrijke klussen laten uitlopen
Plan de belangrijkste taken vroeg op de dag zodat je daarmee in de loop van de dag niet in de knoop komt
Doe minstens een belangrijke klus per dag (en doe hem goed)
Verdeel grote klussen in “hapklare brokken” van bijvoorbeeld twintig minuten. Staat je manager opeens voor je met een haastklus, dan kun jij je werk makkelijk onderbreken zonder dat je planning uit de hand loopt
Werk bewust! Vraag je bij iedere klus af: “Is dit echt noodzakelijk?”, “Wat gebeurt er als ik dit niet doe?”, “Voor wie of wat doe ik dit?” Je zult zien dat veel klussen eigenlijk overbodig zijn en dat veel dingen automatisch gedaan worden zonder dat dat echt nodig is
Vraag je altijd af of je de klus kunt delegeren: een collega of een andere afdeling, kan een organisatiebureau of kopieershop worden ingeschakeld?
Bron: management support magazine