Plannen
Plan je werkzaamheden en stel prioriteiten
Handel alles wat onmiddellijk moet gebeuren meteen af
Stel geen belangrijke (onaangename) taken uit. Dat vermindert je creativiteit en prestatievermogen
Werk aan een taak tegelijk en zorg voor een overzicht van de andere taken
Pauzeer voldoende
Delegeer routinematige en eenvoudige klussen
Plan tijd in voor storingen
Het is lastig om bij grote taken of projecten voortgang te zien. Hak daarom zo’n taak in hapklare brokken
Wees star in je doel, maar flexibel in je strategie
Wensen zijn voorgevoelens van wat mogelijk is
Interrupties
Zeg niet meteen ja als iemand je hulp vraagt
Sluit bij een belangrijke klus de deur van je kantoor. En geef aan dat je een bepaald uur die dag wel te spreken bent
Papier
Verminder de hoeveelheid papier
Maak geen lange nota’s
Selecteer je post meteen. Wat je niet deze week behandelt, kan meteen weg. 85% van je archief bekijk je nooit meer
Maak de inkomende stroom van informatie zo klein mogelijk. Laat je van allerlei onnodige verzendlijsten verwijderen
Ga op een cursus snellezen
Gebruik geheugenkartering voor het onthouden en overbrengen van informatie
Telefoon en e-mail
Beperk ad hoc telefoontjes en e-mailberichten
Plan vaste telefoontijden
Zet je mobiele en vaste telefoon tijdens grote klussen uit
Houd telefoongesprekken kort
De telefoon is niet dringend en ook op iedere nieuwe e-mail hoef je niet onmiddellijk te reageren
Handel telefoontjes en e-mailberichten achter elkaar af
Stuur geen CC’s of BCC’s naar iedereen van elke e-mail
Vergaderen
Beperk het aantal vergaderingen
Zet je mobiele telefoon tijdens vergaderingen uit
Plan vergaderingen aan het eind van de dag of voor de lunch
Stel een eindtijd vast
Maak vooraf agendapunten
Formuleer een duidelijk doel
Vergeet de rondvraag, die had bij de agendapunten moeten staan!
Maak alleen een afsprakenlijst van een vergadering
Persoonlijke organisatie
Organiseer je bureau en je hoofd
Zorg voor een leeg bureau. Alleen de activiteit waarop je dat moment aan werkt, ligt in het zicht. Op deze manier is er overzicht en wordt je niet afgeleid
Koop mappen met het alfabet en nummers erop en maak een map voor onderhanden werk Maak verder mappen naar behoeften. Op deze manier kun je snel alles terugvinden
Zorg dat je persoonlijke archief georganiseerd is
Je hebt zo minder tijd nodig voor het zoeken en het archiveren gaat veel sneller
Bron: tijdrevolutie, RenéHogenes