Voorbereiding onderhandelingen 1
1. Voorwaarden vanuit het inkoopbeleid
Procedure | Kunnen de gegeven intenties en plannen door onderhandelingen worden gerealiseerd? |
Aanbiedingen | Zijn er vergelijkbare aanbiedingen? Kan daar nog over onderhandeld worden? |
Kans op succes | Wat kan realistisch gezien worden bereikt? |
Selectie van potentiële contractpartners | Met hoeveel en met welke aanbieders moet worden onderhandeld? |
Context voor contractpartners | Wat is de situatie van de markt en van de concurrentie? |
Ondernemingsbeleid | Bestaan er wederzijdse uitgangspunten voor de sourcing? Lokaal, regionaal, mondiaal? Componenten, modules, systemen? Single, double, multiple (uitsplitsing naar behoeften)? |
Inkoopkanalen | Direct van producent? Indirect vai tussenhandel of dienstverlening? Gezamenlijk in inkooporganisatie? |
2. Potentiële contractpartij/bedrijf
Basisgegevens over onderhandelingspartners | Ondernemingsdoel |
Ondernemingsbeleid | |
Continuïteit | |
Ondernemingsvorm | |
Vermogensverschaffing | |
Hoofd- en nevenvestigingen | |
Bedrijfstak | |
Productieprogramma | |
Imago | |
Liquiditeit | |
Financieringsstructuur | |
Valutapositie | |
Markt- en concurrentiepositie | |
Inkooppositie | |
Afzetpositie | |
Omzet | |
Winst/verlies | |
CAO | |
Capaciteiten | Voldoende voor nakoming contract |
Benuttingsgraad | |
Kwaliteit | |
Kwantiteiten | |
Termijnen | |
Kosten | |
Relaties | Vaste leverancier/hofleverancier |
Ervaringen | |
Gezamenlijke omzetten | |
Procentuele omzetten | |
Ontwikkeling van de omzet | |
Wederzijdse belangen | |
Afhankelijkheden | |
Betrouwbaarheid | |
Probleemoplossingsgedrag | |
Coulance | |
Contactpersoon/bevoegdheden | |
Advisering/ondersteuning | Hoe is de serviceverlening? |
Kan passende (technologische) ondersteuning worden geboden? | |
Kwaliteit | Certificering volgens ISO 9000 e.v.? |
Kwaliteitsborgingsprocedures | |
Waardeanalyse/waardeschepping | |
Verbeteringsvoorstellen | |
Frequentie en aard van fouten | |
Behandeling van reclames | |
Verkoopbeleid | Expansief |
Consoliderend | |
Regressief | |
Verkoopkanalen | |
Prijsstelling | |
Contractvormen | |
Condities | |
Meestbegunstiging | |
Levergedrag | Percentage complete leveringen |
Betrouwbaarheid inzake levertijden | |
Vooruitleveringen | |
Beleveringsrisico’s | |
Bevoorrading |
3. Transactievolume
Hoeveelheden | Structuur |
Aantallen | |
Waarde | |
Frequentie | |
Afwikkeling | |
Communicatietechnologie en -kanalen | |
Belevering | Leveringszekerheid |
Grondstoffen/materiaalbevoorrading | |
Buffervoorraden | |
Consignatievoorraden | |
Voorraden in entrepot | |
Vooruitzichten | Gezamenlijke belangen |
Octrooien en licenties | |
Kansen en risico’s | |
Samenwerkingsvormen/allianties | |
Ontwikkeling en productie |
4. Uitgangsposities
Doelstelling | Wat is onze eigen doelstelling? |
Is die optimistisch maar realistisch? | |
Contractpartijen | Wat zijn de verwachtingen van de contractpartijen? |
Materiële alternatieven | Welke modificaties of alternatieven zijn mogelijk? |
Prioriteiten | Wat zijn onze eigen prioriteiten? |
Wat zijn de vermoedelijke prioriteiten van de contractpartijen? | |
Contractuele | Kunnen voortijdige contractuele toezeggingen van onze kant worden vermeden? |
Hoe kunnen we onze eigen positie flexibel houden? | |
Sterkten en zwakten | Wat zijn onze sterkten en zwakten? |
Wat is hun economische positie? | |
Druk om tot overeenstemming te komen | Hoe sterk staan de contractpartijen onder druk om tot overeenstemming te komen (en wijzelf?) |
Verrassingen | Welke verrassende aspecten kunnen de contractpartijen naar voren brengen? |
Hoe kunnen die vermoedelijk worden weerlegd? | |
Onderhandelingsstrategieën | Welke strategie zullen wij zelf toepassen? |
Welke alternatieven bestaan er voor die strategie? | |
Welke strategieën zullen de potentiële contractpartijen vermoedelijk hanteren? | |
Eisen | Hoeveel zullen de overeengekomen zaken van de partner vergen? |
Zal hij op correcte wijze aan die eisen kunnen voldoen? | |
Kan hij alle standaarden ook op lange termijn vasthouden? | |
Hoe betrouwbaar zal de onderhandelingspartner de afspraken op den duur uitvoeren? | |
Mogelijkheden tot terugtrekking | Welke mogelijkheden moeten we voor onzelf creëren om ons strategisch terug te trekken? |
5. Criteria m.b.t. de markt
Geografische positie | Binnenland/buitenland |
Taalgebied/cultuurgebied | |
Economische zone | |
Tijdverschil | |
Transport | Aard en duur |
Methoden en kosten | |
Risico’s | |
Communicatie | Uitgaven |
Mogelijkheden voor fouten | |
Taal/begrijpelijkheid | |
Media | |
Tijd/duur | |
Producten | Subsitutiemogelijkheden |
Betrouwbaarheid van belevering | |
Levering van grondstoffen |
6. Redenen en motieven
Intenties/opdracht | Waarom onderhandelen de potentiële contractpartijen (wij)? |
In wiens opdracht onderhandelt de contractpartij? | |
Wat zijn hun bedoelingen? | |
Aanpak | Onderhandelt hij (wij) ook met anderen over deze zaak? |
Personen | Wat voor mensen zijn de onderhandelingspartners (wijzelf)? |
Vanuit welke persoonlijke motieven handelt de onderhandelingspartner (wij)? | |
Motivatie | Hoe en waarmee kunnen de contractpartijen worden gemotiveerd? |
Voor welke motivaties zijn wij gevoelig? | |
Team | Hoe kunnen de deelnemers die voor ons aan de onderhandelingen deelnemen worden gemotiveerd? |
7. Vormgeving van de uitgangspositie
Interesse | Hoe kunnen we de belangstelling van de potentiële contractpartijen dvoor onze behoefte wekken en vasthouden? |
Doelstellingen | Hoe kunnen we onze bedoelingen plausibel presen teren? |
Zijn de bedoelingen van de contractpartij na zorgvuldige overweging passend en redelijk? | |
Welke argumenten zijn daar tegenin te brengen? | |
Prioriteiten | Waar ligt het zwaartepunt van de belangen van de contractpartij (van onszelf)? |
Onderhandelingsruimte | Waar ligt de ondergrens van de belangen van de contractpartij (van onszelf)? |
Argumentatie | Hoe kunnen we onze belangen plausibel presenteren? |
Met welke argumenten en middelen kunnen we dat ondersteunen? | |
Macht | Hoe kan de kracht van onze positie op overtui gende wijze worden duidelijk gemaakt? |
Hoe kan de eventuele machtspositie van de tegen stander worden opgevangen of omzeild? | |
Contractuele toezeggingen | Hoe kunnen we voortijdige contractuele toezeggingen vermijden of van ontsnappingsclausules voorzien? |
Gezichtsverlies | Hoe kunnen we toegevingen van de contractpartij accepteren zonder gezichtsverlies van zijn kant? |
Compromissen | Bestaat er bereidheid om tot compromissen te komen? |
Welke vormen kan een compromis krijgen? | |
Terugtrekken | Hoe kunnen we het voor de onderhandelingspartners begrijpelijk maken dat we ons terugtrekken’? |
Kunnen zij daarbij hun gezicht bewaren? Kunnen positieve aspecten behouden blijven? Hoe kunnen we beletten dat de onderhandelingspartner zich terugtrekt? |
8. Materiële voorbereiding
Documenten | Zijn de relevante documenten en objecten ontvangen en beschikbaar? |
Is de inhoud daarvan gecheckt? | |
Zijn mogelijke (tegen)argumenten geëvalueerd? | |
Informatie van de potentiële contractpartij? | Zijn gegevens van de contractpartij direct nodig? |
Welke informatie is nodig? | |
Informatie van derden | Moeten we informatie over de contractpartij inwinnen? |
Zijn relevante gegevens vanuit ons bedrijf zelf ingezameld? | |
Moeten gegevens van buiten liet bedrijf worden verkregen? | |
Demonstratie/visualisering | Wat moet aanschouwelijk worden gemaakt? |
Zijn de benodigde tekeningen en modellen klaar? | |
Zijn visualiseringen met bepaalde media nodig? | |
Is een presentatie of een bedrijfsbezichtiging gewenst? |
9. Plaats, ruimte en tijd
Plaats | Waar kan effectief worden onderhandeld? |
In ons eigen bedrijf? | |
Bij de potentiële contractpartij? | |
Als op een neutrale plaats moet worden onderhandeld, welke is het meest geschikt? | |
Moeten voor incidentele deelnemers terugreismogelijkheden of een demonstratie worden geregeld? | |
Moet een bedrijfsbezichtiging worden geregeld? | |
Ruimte | Is de onderhandelingsruimte geschikt wat betreft afmetingen, plaats, comfort, uitrusting? |
Is de ruimte plezier om in te werken? | |
Met welke strategische overwegingen moeten rekening worden gehouden? | |
Media | Welke communicatiemiddelen zijn nodig? |
Welke audiovisuele middelen zullen worden gebruikt? | |
Tijden/deadlines | Zijn er afspraken gemaakt en bevestigd over de duur van de besprekingen? |
Op welk tijdstip beginnen de onderhandelingssessies? | |
Is er voldoende tijd uitgetrokken? | |
Moet een deadline worden afgesproken? | |
Verstoringen | Is er voor gezorgd dat verstoringen uitblijven? |
Tussentijds beraad | Is er gelegenheid voor evt. intern beraad voor partijen? |
Public relations | Kan de belangstelling van de contractpartijen worden vergroot door wervende informatie? |
Moeten demonstraties worden gepland? | |
Moeten brochures, voorbeelden en dergelijke beschikbaar zijn? | |
Zijn relatiegeschenken gewenst? |
10. Deelnemers
Van onze kant | Wie heeft de leiding van de onderhandelingen? |
Wie moet eraan deelnemen? | |
Welke incidentele deelnemers zijn gewenst? | |
Wie moeten worden geïnformeerd, wie moet zich beschikbaar houden? | |
Wie moet over de bedrijfsbezichtiging worden geïnformeerd? | |
Wie zorgt voor de verdeling van taken en rollen? | |
Is een ontvangst door of kennismaking met de directie voorzien? | |
Contractpartij | Wie neemt deel aan de onderhandelingen? |
Wie is de leider van de onderhandelingsdelegatie? | |
Wat zijn de titels en functies van de deelnemers binnen hun bedrijf? | |
Welke bijzonderheden moeten we weten? | |
Welke persoonlijke gegevens over de deelnemers moet bekend worden gemaakt? | |
Bevoegdheden/mandaat | Hebben de partijen gelijkwaardige en toereikende competenties? |
Moet daarover aan het begin van de onderhandelingen duidelijkheid worden geschapen? | |
Derden | Moeten deelnemers van buitenaf aan de onderhandelingen deelnemen? |
Deskundigen | |
Advocaten | |
Begeleider/gesprekleider | |
Strategieën | Zijn de doelen, strategieën en het draaiboek binnen het eigen team besproken? |
Zijn afspraken over de ‘rollen’ gemaakt? | |
Kent iedereen elkaars deskundigheden? | |
Zijn minder ervaren deelnemers ervan doordrongen hoe zij zich moeten gedragen? | |
Hiërarchieën | Zijn de hiërarchieën gelijkwaardig gemaakt en worden de regels van de diplomatie in acht genomen? |
Verzorging en begeleiding | Worden de deelnemers van de contractpartij afgehaald? |
Wie begroet de bezoekers? | |
Moet voor hapjes en drankjes worden gezorgd? Zo ja, van welk type? | |
Afgestemd op het werk? Sfeerbevorderend? | |
Wie stelt de deelnemers aan elkaar voor? | |
Moeten ook begeleiding en voorzieningen buiten het bedrijf worden geregeld? |
11. Persoonlijke voorbereiding
Mentale gesteldheid | Heb ik een positieve instelling tegenover mijzelf en mijn taken? |
Ben ik psychisch evenwichtig? | |
Beschik ik over een passende vechtersmentaliteit? | |
Kan ik vermijden om onder tijdsdruk te werken? | |
Kan ik mijn evenwicht bewaren en mijn emoties beheersen? | |
Sta ik onder druk om te presteren of resultaten te boeken? | |
Fysieke gesteldheid | Ben ik gezond en tot presteren in staat? |
Voel ik me goed? | |
Wat moet ik doen om in een goede lichamelijke conditie te blijven? | |
Kennis | Beschik ik over de noodzakelijke kennis van het onderwerp en het vakgebied? |
Heb ik steun nodig? Zo ja, van wie? | |
Bekwaamheden | Beheers ik de regels van de dialectiek en de retorica? |
Kan ik vraagstukken op de juiste wijze toepassen? | |
Ken ik de uitgangspunten voor het goed leiden van onderhandelingen? | |
Kan ik ze effectief toepassen? | |
Beheers ik de technieken voor het afhandelen van tegenwerpingen? | |
Kan ik vanuit de belangen van de partner argumenteren? | |
Kan ik me op correcte en begrijpelijke wijze uitdrukken? | |
Uiterlijk | Voel ik me zeker van mezelf en meester van de situatie? |
Beheers ik de omgangsvormen? | |
Ben ik gezien de situatie correct gekleed? | |
Welke indruk maak ik met mijn verschijning? | |
Positieve autoriteit | Kom ik bij anderen goed over? |
Straal ik zelfvertrouwen uit en handelik zelfverzekerd? | |
Kan ik emotionele distantie tot dingen en mensen bewaren? | |
Kan ik mijn positie passend en zelfbewust duidelijk behartigen? | |
Kan ik het juiste evenwicht vinden tussen al te kritische opmerkzaamheid en onkritische onbevangenheid? | |
Positieve zelfmotivatie | Ben ik sympathiek? |
Heb ik tegenover de contractpartijen een positieve instelling? | |
Kan ik de belangen van mijn bedrijf geëngageerd en overtuigend vertegenwoordigen? | |
Houdingen tegenover de onderhandelingspartners | Kan ik mij in de psyche van de contractpartijen verplaatsen? |
Onderken ik wanneer over de zaken zelf en wanneer over relationele aspecten wordt gecommuniceerd? | |
Kan ik persoonlijke motieven inschatten? | |
Houd ik rekening met de acceptatiebehoeften van de deelnemers? | |
Zelfbeheersing | Beheers ik mjin gelaatsuitdrukking en lichaamstaal? |
Heb ik mijn stemhoogte, spreeksterkte, modulering onder controle? | |
Blijf ik uiterlijk kalm en beheerst? |
12. Inhoudelijke aspecten van het contract
Prestaties | Beschrijving/specificaties | |
Data/deadlines | ||
Normen | ||
Tekeningen | ||
Voorschriften | ||
Volume/omvang/duur | ||
Onderaannemers | ||
Prijsstelling | ||
Calculatiestructuur | ||
Hoeveelheid-prijsverhouding | ||
Geldigheidsduur/vastlegging van prijzen | ||
Prijsontwikkeling/prijsaanpassingen | ||
Vaste prijzen | ||
Indexeringsclausules | ||
Prijsschalen/kortingen | ||
Additionele kosten | Vormgevings- of gereedschapskosten | |
Afschrijving | ||
Modellen, prototypen | ||
Montage | ||
Opleiding en training/plaatsing | ||
Kortingen/reducties | Hoeveelheidskortingen | |
Staffelkortingen | ||
Kortingen in natura | ||
Functionele kortingen (OEM) | ||
Bonussen | ||
Orders | Proefbestelling | |
Losse orders | ||
Raamcontract | ||
Afroeporders | ||
Kanban-levering | ||
Seriegrootte | ||
Betaling | Beschikbaarstelling | |
Termijnen/verrekening | ||
Vooruitbetaling/voorfinanciering | ||
Partiële betalingen/betaling onder voorbehoud | ||
Leveringskrediet | ||
Richtbetaling | ||
Valuta | ||
Levering | Termijnen | |
Voorwaarden/Incoterms | ||
Vracht | ||
Verpakking | ||
Invoerrechten | ||
Verzekering | ||
Orderstructuur | ||
Risico-overgang | ||
Voorzieningen | Afwikkeling | |
Materiaal/gereedschappen | ||
Medewerkers | ||
Documentatie | ||
Verpakking | ||
Uitval/krimp | ||
Kwaliteit | Definitie/specificatie | |
Principes | ||
Procedures | ||
Verplichtingen | ||
Tests/inspectie | ||
Afbakening/grensgevallen | ||
Prestatiebeoordeling van leverancier | ||
Tekortkomingen | Vertragingen/tekorten | |
Gevolgen van vertraging | ||
Aanvulling van tekorten | ||
Contractuele sancties/schadevergoeding | ||
Aansprakelijkheid | ||
Veiligheid | Voorschriften/maatregelen | |
Ongevallenpreventie | ||
Geheimhouding | ||
Fouten en gebreken | Testcriteria | |
Constatering | ||
Behandelinge van grensgevallen | ||
Informeren | ||
Verantwoordelijkheden | ||
Termijn voor herstel | ||
Garantie/waarborgen | ||
Productaansprakelijkheid | ||
Coulance | ||
Condities | Algemene leveringsvoorwaarden | |
Bijzondere voorwaarden | ||
Contractvorm | ||
Afnameverplichtingen | ||
Leveringsvoorwaarden | ||
Voorwaarden van brancheorganisatie | ||
Waarover moet verder worden onderhandeld en wat moet speciaal worden vastgelegd? | ||
Additionele prestaties | Technologietransfer Samenwerking voor R&D | Exclusiviteitsbeding |
Bron: factomedia