Onderhandelingen voorbereiden

Voorbereiding onderhandelingen 1

1. Voorwaarden vanuit het inkoopbeleid

ProcedureKunnen de gegeven intenties en plannen door onderhandelingen worden gerealiseerd?
AanbiedingenZijn er vergelijkbare aanbiedingen? Kan daar nog over onderhandeld worden?
Kans op succesWat kan realistisch gezien worden bereikt?
Selectie van potentiële contractpartnersMet hoeveel en met welke aanbieders moet worden onderhandeld?
Context voor contractpartnersWat is de situatie van de markt en van de concurrentie?
OndernemingsbeleidBestaan er wederzijdse uitgangspunten voor de sourcing? Lokaal, regionaal, mondiaal? Componenten, modules, systemen? Single, double, multiple (uitsplitsing naar behoeften)?
InkoopkanalenDirect van producent? Indirect vai tussenhandel of dienstverlening? Gezamenlijk in inkooporganisatie?

2. Potentiële contractpartij/bedrijf

Basisgegevens over onderhandelingspartnersOndernemingsdoel
Ondernemingsbeleid
Continuïteit
Ondernemingsvorm
Vermogensverschaffing
Hoofd- en nevenvestigingen
Bedrijfstak
Productieprogramma
Imago
Liquiditeit
Financieringsstructuur
Valutapositie
Markt- en concurrentiepositie
Inkooppositie
Afzetpositie
Omzet
Winst/verlies
CAO
CapaciteitenVoldoende voor nakoming contract
Benuttingsgraad
Kwaliteit
Kwantiteiten
Termijnen
Kosten
RelatiesVaste leverancier/hofleverancier
Ervaringen
Gezamenlijke omzetten
Procentuele omzetten
Ontwikkeling van de omzet
Wederzijdse belangen
Afhankelijkheden
Betrouwbaarheid
Probleemoplossingsgedrag
Coulance
Contactpersoon/bevoegdheden
Advisering/ondersteuningHoe is de serviceverlening?
Kan passende (technologische) ondersteuning worden geboden?
KwaliteitCertificering volgens ISO 9000 e.v.?
Kwaliteitsborgingsprocedures
Waardeanalyse/waardeschepping
Verbeteringsvoorstellen
Frequentie en aard van fouten
Behandeling van reclames
VerkoopbeleidExpansief
Consoliderend
Regressief
Verkoopkanalen
Prijsstelling
Contractvormen
Condities
Meestbegunstiging
LevergedragPercentage complete leveringen
Betrouwbaarheid inzake levertijden
Vooruitleveringen
Beleveringsrisico’s
Bevoorrading

3. Transactievolume

Hoeveelheden          Structuur
Aantallen
Waarde
Frequentie
Afwikkeling
Communicatietechnologie en -kanalen
BeleveringLeveringszekerheid
Grondstoffen/materiaalbevoorrading
Buffervoorraden
Consignatievoorraden
Voorraden in entrepot
VooruitzichtenGezamenlijke belangen
Octrooien en licenties
Kansen en risico’s
Samenwerkingsvormen/allianties
Ontwikkeling en productie

4. Uitgangsposities

DoelstellingWat is onze eigen doelstelling?
Is die optimistisch maar realistisch?
ContractpartijenWat zijn de verwachtingen van de contractpartijen?
Materiële alternatievenWelke modificaties of alternatieven zijn mogelijk?
PrioriteitenWat zijn onze eigen prioriteiten?
Wat zijn de vermoedelijke prioriteiten van de contractpartijen?
ContractueleKunnen voortijdige contractuele toezeggingen van onze kant worden vermeden?
Hoe kunnen we onze eigen positie flexibel houden?
Sterkten en zwaktenWat zijn onze sterkten en zwakten?
Wat is hun economische positie?
Druk om tot overeenstemming te komenHoe sterk staan de contractpartijen onder druk om tot overeenstemming te komen (en wijzelf?)
VerrassingenWelke verrassende aspecten kunnen de contractpartijen naar voren brengen?
Hoe kunnen die vermoedelijk worden weerlegd?
OnderhandelingsstrategieënWelke strategie zullen wij zelf toepassen?
Welke alternatieven bestaan er voor die strategie?
Welke strategieën zullen de potentiële contractpartijen vermoedelijk hanteren?
EisenHoeveel zullen de overeengekomen zaken van de partner vergen?
Zal hij op correcte wijze aan die eisen kunnen voldoen?
Kan hij alle standaarden ook op lange termijn vasthouden?
Hoe betrouwbaar zal de onderhandelingspartner de afspraken op den duur uitvoeren?
Mogelijkheden tot terugtrekkingWelke mogelijkheden moeten we voor onzelf creëren om ons strategisch terug te trekken?

5. Criteria m.b.t. de markt

Geografische positieBinnenland/buitenland
Taalgebied/cultuurgebied
Economische zone
Tijdverschil
TransportAard en duur
Methoden en kosten
Risico’s
CommunicatieUitgaven
Mogelijkheden voor fouten
Taal/begrijpelijkheid
Media
Tijd/duur
ProductenSubsitutiemogelijkheden
Betrouwbaarheid van belevering
Levering van grondstoffen

6. Redenen en motieven

Intenties/opdrachtWaarom onderhandelen de potentiële contractpartijen (wij)?
In wiens opdracht onderhandelt de contractpartij?
Wat zijn hun bedoelingen?
AanpakOnderhandelt hij (wij) ook met anderen over deze zaak?
PersonenWat voor mensen zijn de onderhandelingspartners (wijzelf)?
Vanuit welke persoonlijke motieven handelt de onderhandelingspartner (wij)?
MotivatieHoe en waarmee kunnen de contractpartijen worden gemotiveerd?
Voor welke motivaties zijn wij gevoelig?
TeamHoe kunnen de deelnemers die voor ons aan de onderhandelingen deelnemen worden gemotiveerd?

7. Vormgeving van de uitgangspositie

Interesse  Hoe kunnen we de belangstelling van de potentiële contractpartijen dvoor onze behoefte wekken en vasthouden?
DoelstellingenHoe kunnen we onze bedoelingen plausibel presen­ teren?
Zijn de bedoelingen van de contractpartij na zorgvuldige overweging passend en redelijk? 
Welke argumenten zijn daar tegenin te brengen? 
PrioriteitenWaar ligt het zwaartepunt van de belangen van de contractpartij (van onszelf)?
OnderhandelingsruimteWaar ligt de ondergrens van de belangen van de contractpartij (van onszelf)? 
ArgumentatieHoe kunnen we onze belangen plausibel presenteren? 
Met welke argumenten en middelen kunnen we dat ondersteunen?
MachtHoe kan de kracht van onze positie op overtui­ gende wijze worden duidelijk gemaakt?
Hoe kan de eventuele machtspositie van de tegen­ stander worden opgevangen of omzeild?
Contractuele toezeggingenHoe kunnen we voortijdige contractuele toezeggingen vermijden of van ontsnappingsclausules voorzien?
GezichtsverliesHoe kunnen we toegevingen van de contractpartij accepteren zonder gezichtsverlies van zijn kant? 
CompromissenBestaat er bereidheid om tot compromissen te komen?
Welke vormen kan een compromis krijgen?
TerugtrekkenHoe kunnen we het voor de onderhandelingspartners begrijpelijk maken dat we ons terugtrekken’?
Kunnen zij daarbij hun gezicht bewaren? Kunnen positieve aspecten behouden blijven? Hoe kunnen we beletten dat de onderhandelingspartner zich terugtrekt?

8. Materiële voorbereiding

DocumentenZijn de relevante documenten en objecten ontvangen en beschikbaar?  
Is de inhoud daarvan gecheckt?
Zijn mogelijke (tegen)argumenten geëvalueerd?
Informatie van de potentiële contractpartij?Zijn gegevens van de contractpartij direct nodig?
Welke informatie is nodig?
Informatie van derdenMoeten we informatie over de contractpartij inwinnen?
Zijn relevante gegevens vanuit ons bedrijf zelf ingezameld?
Moeten gegevens van buiten liet bedrijf worden verkregen?
Demonstratie/visualiseringWat moet aanschouwelijk worden gemaakt?
Zijn de benodigde tekeningen en modellen klaar?
Zijn visualiseringen met bepaalde media nodig?
Is een presentatie of een bedrijfsbezichtiging gewenst? 

9. Plaats, ruimte en tijd

PlaatsWaar kan effectief worden onderhandeld?
In ons eigen bedrijf?
Bij de potentiële contractpartij?
Als op een neutrale plaats moet worden onderhandeld, welke is het meest geschikt?
Moeten voor incidentele deelnemers terugreismogelijkheden of een demonstratie worden geregeld?
Moet een bedrijfsbezichtiging worden geregeld?
RuimteIs de onderhandelingsruimte geschikt wat betreft afmetingen, plaats, comfort, uitrusting?
Is de ruimte plezier om in te werken?
Met welke strategische overwegingen moeten rekening worden gehouden?
MediaWelke communicatiemiddelen zijn nodig?
Welke audiovisuele middelen zullen worden gebruikt?
Tijden/deadlinesZijn er afspraken gemaakt en bevestigd over de duur van de besprekingen?
Op welk tijdstip beginnen de onderhandelingssessies?
Is er voldoende tijd uitgetrokken?
Moet een deadline worden afgesproken?
VerstoringenIs er voor gezorgd dat verstoringen uitblijven?
Tussentijds beraadIs er gelegenheid voor evt. intern beraad voor partijen?
Public relationsKan de belangstelling van de contractpartijen worden vergroot door wervende informatie?
Moeten demonstraties worden gepland?
Moeten brochures, voorbeelden en dergelijke beschikbaar zijn?
Zijn relatiegeschenken gewenst?

10. Deelnemers

Van onze kantWie heeft de leiding van de onderhandelingen?
Wie moet eraan deelnemen?
Welke incidentele deelnemers zijn gewenst?
Wie moeten worden geïnformeerd, wie moet zich beschikbaar houden?
Wie moet over de bedrijfsbezichtiging worden geïnformeerd?
Wie zorgt voor de verdeling van taken en rollen?
Is een ontvangst door of kennismaking met de directie voorzien?
ContractpartijWie neemt deel aan de onderhandelingen?
Wie is de leider van de onderhandelingsdelegatie?
Wat zijn de titels en functies van de deelnemers binnen hun bedrijf?
Welke bijzonderheden moeten we weten?
Welke persoonlijke gegevens over de deelnemers moet bekend worden gemaakt?
Bevoegdheden/mandaatHebben de partijen gelijkwaardige en toereikende competenties?
Moet daarover aan het begin van de onderhandelingen duidelijkheid worden geschapen?
DerdenMoeten deelnemers van buitenaf aan de onderhandelingen deelnemen?
Deskundigen
Advocaten
Begeleider/gesprekleider
StrategieënZijn de doelen, strategieën en het draaiboek binnen het eigen team besproken?
Zijn afspraken over de ‘rollen’ gemaakt?
Kent iedereen elkaars deskundigheden?
Zijn minder ervaren deelnemers ervan doordrongen hoe zij zich moeten gedragen?
Hiërarchieën    Zijn de hiërarchieën gelijkwaardig gemaakt en worden de regels van de diplomatie in acht genomen?
Verzorging en begeleidingWorden de deelnemers van de contractpartij afgehaald?
Wie begroet de bezoekers?
Moet voor hapjes en drankjes worden gezorgd? Zo ja, van welk type?
Afgestemd op het werk? Sfeerbevorderend?
Wie stelt de deelnemers aan elkaar voor?
Moeten ook begeleiding en voorzieningen buiten het bedrijf worden geregeld?

11. Persoonlijke voorbereiding

Mentale gesteldheidHeb ik een positieve instelling tegenover mijzelf en mijn taken?
Ben ik psychisch evenwichtig?
Beschik ik over een passende vechtersmentaliteit?
Kan ik vermijden om onder tijdsdruk te werken?
Kan ik mijn evenwicht bewaren en mijn emoties beheersen?
Sta ik onder druk om te presteren of resultaten te boeken?
Fysieke gesteldheidBen ik gezond en tot presteren in staat?
Voel ik me goed?
Wat moet ik doen om in een goede lichamelijke conditie te blijven?
KennisBeschik ik over de noodzakelijke kennis van het onderwerp en het vakgebied?
Heb ik steun nodig? Zo ja, van wie?
BekwaamhedenBeheers ik de regels van de dialectiek en de retorica?
Kan ik vraagstukken op de juiste wijze toepassen?
Ken ik de uitgangspunten voor het goed leiden van onderhandelingen?
Kan ik ze effectief toepassen?
Beheers ik de technieken voor het afhandelen van tegenwerpingen?
Kan ik vanuit de belangen van de partner argumenteren?
Kan ik me op correcte en begrijpelijke wijze uitdrukken?
UiterlijkVoel ik me zeker van mezelf en meester van de situatie?
Beheers ik de omgangsvormen?
Ben ik gezien de situatie correct gekleed?
Welke indruk maak ik met mijn verschijning?
Positieve autoriteitKom ik bij anderen goed over?
Straal ik zelfvertrouwen uit en handelik zelfverzekerd?
Kan ik emotionele distantie tot dingen en mensen bewaren?
Kan ik mijn positie passend en zelfbewust duidelijk behartigen?
Kan ik het juiste evenwicht vinden tussen al te kritische opmerkzaamheid en onkritische onbevangenheid?
Positieve zelfmotivatieBen ik sympathiek?
Heb ik tegenover de contractpartijen een positieve instelling?
Kan ik de belangen van mijn bedrijf geëngageerd en overtuigend vertegenwoordigen?
Houdingen tegenover de onderhandelingspartnersKan ik mij in de psyche van de contractpartijen verplaatsen?
Onderken ik wanneer over de zaken zelf en wanneer over relationele aspecten wordt gecommuniceerd?
Kan ik persoonlijke motieven inschatten?
Houd ik rekening met de acceptatiebehoeften van de deelnemers?
ZelfbeheersingBeheers ik mjin gelaatsuitdrukking en lichaamstaal?
Heb ik mijn stemhoogte, spreeksterkte, modulering onder controle?
Blijf ik uiterlijk kalm en beheerst?

12. Inhoudelijke aspecten van het contract

PrestatiesBeschrijving/specificaties
Data/deadlines
Normen
Tekeningen
Voorschriften
Volume/omvang/duur
Onderaannemers
Prijsstelling
Calculatiestructuur
Hoeveelheid-prijsverhouding
Geldigheidsduur/vastlegging van prijzen
Prijsontwikkeling/prijsaanpassingen
Vaste prijzen
Indexeringsclausules
Prijsschalen/kortingen
Additionele kostenVormgevings- of gereedschapskosten
Afschrijving
Modellen, prototypen
Montage
Opleiding en training/plaatsing
Kortingen/reductiesHoeveelheidskortingen
Staffelkortingen
Kortingen in natura
Functionele kortingen (OEM)
Bonussen
OrdersProefbestelling
Losse orders
Raamcontract
Afroeporders
Kanban-levering
Seriegrootte
BetalingBeschikbaarstelling
Termijnen/verrekening
Vooruitbetaling/voorfinanciering
Partiële betalingen/betaling onder voorbehoud
Leveringskrediet
Richtbetaling
Valuta
LeveringTermijnen
Voorwaarden/Incoterms
Vracht
Verpakking
Invoerrechten
Verzekering
Orderstructuur
Risico-overgang
VoorzieningenAfwikkeling
Materiaal/gereedschappen
Medewerkers
Documentatie
Verpakking
Uitval/krimp
KwaliteitDefinitie/specificatie
Principes
Procedures
Verplichtingen
Tests/inspectie
Afbakening/grensgevallen
Prestatiebeoordeling van leverancier
TekortkomingenVertragingen/tekorten
Gevolgen van vertraging
Aanvulling van tekorten
Contractuele sancties/schadevergoeding
Aansprakelijkheid
VeiligheidVoorschriften/maatregelen
Ongevallenpreventie
Geheimhouding
Fouten en gebrekenTestcriteria
Constatering
Behandelinge van grensgevallen
Informeren
Verantwoordelijkheden
Termijn voor herstel
Garantie/waarborgen
Productaansprakelijkheid
Coulance
ConditiesAlgemene leveringsvoorwaarden
Bijzondere voorwaarden
Contractvorm
Afnameverplichtingen
Leveringsvoorwaarden
Voorwaarden van brancheorganisatie
Waarover moet verder worden onderhandeld en wat moet speciaal worden vastgelegd?
Additionele prestatiesTechnologietransfer Samenwerking voor R&DExclusiviteitsbeding

Bron: factomedia

Reacties zijn gesloten.