Voorbereiding onderhandelingen 1
1. Voorwaarden vanuit het inkoopbeleid
| Procedure | Kunnen de gegeven intenties en plannen door onderhandelingen worden gerealiseerd? |
| Aanbiedingen | Zijn er vergelijkbare aanbiedingen? Kan daar nog over onderhandeld worden? |
| Kans op succes | Wat kan realistisch gezien worden bereikt? |
| Selectie van potentiële contractpartners | Met hoeveel en met welke aanbieders moet worden onderhandeld? |
| Context voor contractpartners | Wat is de situatie van de markt en van de concurrentie? |
| Ondernemingsbeleid | Bestaan er wederzijdse uitgangspunten voor de sourcing? Lokaal, regionaal, mondiaal? Componenten, modules, systemen? Single, double, multiple (uitsplitsing naar behoeften)? |
| Inkoopkanalen | Direct van producent? Indirect vai tussenhandel of dienstverlening? Gezamenlijk in inkooporganisatie? |
2. Potentiële contractpartij/bedrijf
| Basisgegevens over onderhandelingspartners | Ondernemingsdoel |
| Ondernemingsbeleid | |
| Continuïteit | |
| Ondernemingsvorm | |
| Vermogensverschaffing | |
| Hoofd- en nevenvestigingen | |
| Bedrijfstak | |
| Productieprogramma | |
| Imago | |
| Liquiditeit | |
| Financieringsstructuur | |
| Valutapositie | |
| Markt- en concurrentiepositie | |
| Inkooppositie | |
| Afzetpositie | |
| Omzet | |
| Winst/verlies | |
| CAO | |
| Capaciteiten | Voldoende voor nakoming contract |
| Benuttingsgraad | |
| Kwaliteit | |
| Kwantiteiten | |
| Termijnen | |
| Kosten | |
| Relaties | Vaste leverancier/hofleverancier |
| Ervaringen | |
| Gezamenlijke omzetten | |
| Procentuele omzetten | |
| Ontwikkeling van de omzet | |
| Wederzijdse belangen | |
| Afhankelijkheden | |
| Betrouwbaarheid | |
| Probleemoplossingsgedrag | |
| Coulance | |
| Contactpersoon/bevoegdheden | |
| Advisering/ondersteuning | Hoe is de serviceverlening? |
| Kan passende (technologische) ondersteuning worden geboden? | |
| Kwaliteit | Certificering volgens ISO 9000 e.v.? |
| Kwaliteitsborgingsprocedures | |
| Waardeanalyse/waardeschepping | |
| Verbeteringsvoorstellen | |
| Frequentie en aard van fouten | |
| Behandeling van reclames | |
| Verkoopbeleid | Expansief |
| Consoliderend | |
| Regressief | |
| Verkoopkanalen | |
| Prijsstelling | |
| Contractvormen | |
| Condities | |
| Meestbegunstiging | |
| Levergedrag | Percentage complete leveringen |
| Betrouwbaarheid inzake levertijden | |
| Vooruitleveringen | |
| Beleveringsrisico’s | |
| Bevoorrading |
3. Transactievolume
| Hoeveelheden | Structuur |
| Aantallen | |
| Waarde | |
| Frequentie | |
| Afwikkeling | |
| Communicatietechnologie en -kanalen | |
| Belevering | Leveringszekerheid |
| Grondstoffen/materiaalbevoorrading | |
| Buffervoorraden | |
| Consignatievoorraden | |
| Voorraden in entrepot | |
| Vooruitzichten | Gezamenlijke belangen |
| Octrooien en licenties | |
| Kansen en risico’s | |
| Samenwerkingsvormen/allianties | |
| Ontwikkeling en productie |
4. Uitgangsposities
| Doelstelling | Wat is onze eigen doelstelling? |
| Is die optimistisch maar realistisch? | |
| Contractpartijen | Wat zijn de verwachtingen van de contractpartijen? |
| Materiële alternatieven | Welke modificaties of alternatieven zijn mogelijk? |
| Prioriteiten | Wat zijn onze eigen prioriteiten? |
| Wat zijn de vermoedelijke prioriteiten van de contractpartijen? | |
| Contractuele | Kunnen voortijdige contractuele toezeggingen van onze kant worden vermeden? |
| Hoe kunnen we onze eigen positie flexibel houden? | |
| Sterkten en zwakten | Wat zijn onze sterkten en zwakten? |
| Wat is hun economische positie? | |
| Druk om tot overeenstemming te komen | Hoe sterk staan de contractpartijen onder druk om tot overeenstemming te komen (en wijzelf?) |
| Verrassingen | Welke verrassende aspecten kunnen de contractpartijen naar voren brengen? |
| Hoe kunnen die vermoedelijk worden weerlegd? | |
| Onderhandelingsstrategieën | Welke strategie zullen wij zelf toepassen? |
| Welke alternatieven bestaan er voor die strategie? | |
| Welke strategieën zullen de potentiële contractpartijen vermoedelijk hanteren? | |
| Eisen | Hoeveel zullen de overeengekomen zaken van de partner vergen? |
| Zal hij op correcte wijze aan die eisen kunnen voldoen? | |
| Kan hij alle standaarden ook op lange termijn vasthouden? | |
| Hoe betrouwbaar zal de onderhandelingspartner de afspraken op den duur uitvoeren? | |
| Mogelijkheden tot terugtrekking | Welke mogelijkheden moeten we voor onzelf creëren om ons strategisch terug te trekken? |
5. Criteria m.b.t. de markt
| Geografische positie | Binnenland/buitenland |
| Taalgebied/cultuurgebied | |
| Economische zone | |
| Tijdverschil | |
| Transport | Aard en duur |
| Methoden en kosten | |
| Risico’s | |
| Communicatie | Uitgaven |
| Mogelijkheden voor fouten | |
| Taal/begrijpelijkheid | |
| Media | |
| Tijd/duur | |
| Producten | Subsitutiemogelijkheden |
| Betrouwbaarheid van belevering | |
| Levering van grondstoffen |
6. Redenen en motieven
| Intenties/opdracht | Waarom onderhandelen de potentiële contractpartijen (wij)? |
| In wiens opdracht onderhandelt de contractpartij? | |
| Wat zijn hun bedoelingen? | |
| Aanpak | Onderhandelt hij (wij) ook met anderen over deze zaak? |
| Personen | Wat voor mensen zijn de onderhandelingspartners (wijzelf)? |
| Vanuit welke persoonlijke motieven handelt de onderhandelingspartner (wij)? | |
| Motivatie | Hoe en waarmee kunnen de contractpartijen worden gemotiveerd? |
| Voor welke motivaties zijn wij gevoelig? | |
| Team | Hoe kunnen de deelnemers die voor ons aan de onderhandelingen deelnemen worden gemotiveerd? |
7. Vormgeving van de uitgangspositie
| Interesse | Hoe kunnen we de belangstelling van de potentiële contractpartijen dvoor onze behoefte wekken en vasthouden? |
| Doelstellingen | Hoe kunnen we onze bedoelingen plausibel presen teren? |
| Zijn de bedoelingen van de contractpartij na zorgvuldige overweging passend en redelijk? | |
| Welke argumenten zijn daar tegenin te brengen? | |
| Prioriteiten | Waar ligt het zwaartepunt van de belangen van de contractpartij (van onszelf)? |
| Onderhandelingsruimte | Waar ligt de ondergrens van de belangen van de contractpartij (van onszelf)? |
| Argumentatie | Hoe kunnen we onze belangen plausibel presenteren? |
| Met welke argumenten en middelen kunnen we dat ondersteunen? | |
| Macht | Hoe kan de kracht van onze positie op overtui gende wijze worden duidelijk gemaakt? |
| Hoe kan de eventuele machtspositie van de tegen stander worden opgevangen of omzeild? | |
| Contractuele toezeggingen | Hoe kunnen we voortijdige contractuele toezeggingen vermijden of van ontsnappingsclausules voorzien? |
| Gezichtsverlies | Hoe kunnen we toegevingen van de contractpartij accepteren zonder gezichtsverlies van zijn kant? |
| Compromissen | Bestaat er bereidheid om tot compromissen te komen? |
| Welke vormen kan een compromis krijgen? | |
| Terugtrekken | Hoe kunnen we het voor de onderhandelingspartners begrijpelijk maken dat we ons terugtrekken’? |
| Kunnen zij daarbij hun gezicht bewaren? Kunnen positieve aspecten behouden blijven? Hoe kunnen we beletten dat de onderhandelingspartner zich terugtrekt? |
8. Materiële voorbereiding
| Documenten | Zijn de relevante documenten en objecten ontvangen en beschikbaar? |
| Is de inhoud daarvan gecheckt? | |
| Zijn mogelijke (tegen)argumenten geëvalueerd? | |
| Informatie van de potentiële contractpartij? | Zijn gegevens van de contractpartij direct nodig? |
| Welke informatie is nodig? | |
| Informatie van derden | Moeten we informatie over de contractpartij inwinnen? |
| Zijn relevante gegevens vanuit ons bedrijf zelf ingezameld? | |
| Moeten gegevens van buiten liet bedrijf worden verkregen? | |
| Demonstratie/visualisering | Wat moet aanschouwelijk worden gemaakt? |
| Zijn de benodigde tekeningen en modellen klaar? | |
| Zijn visualiseringen met bepaalde media nodig? | |
| Is een presentatie of een bedrijfsbezichtiging gewenst? |
9. Plaats, ruimte en tijd
| Plaats | Waar kan effectief worden onderhandeld? |
| In ons eigen bedrijf? | |
| Bij de potentiële contractpartij? | |
| Als op een neutrale plaats moet worden onderhandeld, welke is het meest geschikt? | |
| Moeten voor incidentele deelnemers terugreismogelijkheden of een demonstratie worden geregeld? | |
| Moet een bedrijfsbezichtiging worden geregeld? | |
| Ruimte | Is de onderhandelingsruimte geschikt wat betreft afmetingen, plaats, comfort, uitrusting? |
| Is de ruimte plezier om in te werken? | |
| Met welke strategische overwegingen moeten rekening worden gehouden? | |
| Media | Welke communicatiemiddelen zijn nodig? |
| Welke audiovisuele middelen zullen worden gebruikt? | |
| Tijden/deadlines | Zijn er afspraken gemaakt en bevestigd over de duur van de besprekingen? |
| Op welk tijdstip beginnen de onderhandelingssessies? | |
| Is er voldoende tijd uitgetrokken? | |
| Moet een deadline worden afgesproken? | |
| Verstoringen | Is er voor gezorgd dat verstoringen uitblijven? |
| Tussentijds beraad | Is er gelegenheid voor evt. intern beraad voor partijen? |
| Public relations | Kan de belangstelling van de contractpartijen worden vergroot door wervende informatie? |
| Moeten demonstraties worden gepland? | |
| Moeten brochures, voorbeelden en dergelijke beschikbaar zijn? | |
| Zijn relatiegeschenken gewenst? |
10. Deelnemers
| Van onze kant | Wie heeft de leiding van de onderhandelingen? |
| Wie moet eraan deelnemen? | |
| Welke incidentele deelnemers zijn gewenst? | |
| Wie moeten worden geïnformeerd, wie moet zich beschikbaar houden? | |
| Wie moet over de bedrijfsbezichtiging worden geïnformeerd? | |
| Wie zorgt voor de verdeling van taken en rollen? | |
| Is een ontvangst door of kennismaking met de directie voorzien? | |
| Contractpartij | Wie neemt deel aan de onderhandelingen? |
| Wie is de leider van de onderhandelingsdelegatie? | |
| Wat zijn de titels en functies van de deelnemers binnen hun bedrijf? | |
| Welke bijzonderheden moeten we weten? | |
| Welke persoonlijke gegevens over de deelnemers moet bekend worden gemaakt? | |
| Bevoegdheden/mandaat | Hebben de partijen gelijkwaardige en toereikende competenties? |
| Moet daarover aan het begin van de onderhandelingen duidelijkheid worden geschapen? | |
| Derden | Moeten deelnemers van buitenaf aan de onderhandelingen deelnemen? |
| Deskundigen | |
| Advocaten | |
| Begeleider/gesprekleider | |
| Strategieën | Zijn de doelen, strategieën en het draaiboek binnen het eigen team besproken? |
| Zijn afspraken over de ‘rollen’ gemaakt? | |
| Kent iedereen elkaars deskundigheden? | |
| Zijn minder ervaren deelnemers ervan doordrongen hoe zij zich moeten gedragen? | |
| Hiërarchieën | Zijn de hiërarchieën gelijkwaardig gemaakt en worden de regels van de diplomatie in acht genomen? |
| Verzorging en begeleiding | Worden de deelnemers van de contractpartij afgehaald? |
| Wie begroet de bezoekers? | |
| Moet voor hapjes en drankjes worden gezorgd? Zo ja, van welk type? | |
| Afgestemd op het werk? Sfeerbevorderend? | |
| Wie stelt de deelnemers aan elkaar voor? | |
| Moeten ook begeleiding en voorzieningen buiten het bedrijf worden geregeld? |
11. Persoonlijke voorbereiding
| Mentale gesteldheid | Heb ik een positieve instelling tegenover mijzelf en mijn taken? |
| Ben ik psychisch evenwichtig? | |
| Beschik ik over een passende vechtersmentaliteit? | |
| Kan ik vermijden om onder tijdsdruk te werken? | |
| Kan ik mijn evenwicht bewaren en mijn emoties beheersen? | |
| Sta ik onder druk om te presteren of resultaten te boeken? | |
| Fysieke gesteldheid | Ben ik gezond en tot presteren in staat? |
| Voel ik me goed? | |
| Wat moet ik doen om in een goede lichamelijke conditie te blijven? | |
| Kennis | Beschik ik over de noodzakelijke kennis van het onderwerp en het vakgebied? |
| Heb ik steun nodig? Zo ja, van wie? | |
| Bekwaamheden | Beheers ik de regels van de dialectiek en de retorica? |
| Kan ik vraagstukken op de juiste wijze toepassen? | |
| Ken ik de uitgangspunten voor het goed leiden van onderhandelingen? | |
| Kan ik ze effectief toepassen? | |
| Beheers ik de technieken voor het afhandelen van tegenwerpingen? | |
| Kan ik vanuit de belangen van de partner argumenteren? | |
| Kan ik me op correcte en begrijpelijke wijze uitdrukken? | |
| Uiterlijk | Voel ik me zeker van mezelf en meester van de situatie? |
| Beheers ik de omgangsvormen? | |
| Ben ik gezien de situatie correct gekleed? | |
| Welke indruk maak ik met mijn verschijning? | |
| Positieve autoriteit | Kom ik bij anderen goed over? |
| Straal ik zelfvertrouwen uit en handelik zelfverzekerd? | |
| Kan ik emotionele distantie tot dingen en mensen bewaren? | |
| Kan ik mijn positie passend en zelfbewust duidelijk behartigen? | |
| Kan ik het juiste evenwicht vinden tussen al te kritische opmerkzaamheid en onkritische onbevangenheid? | |
| Positieve zelfmotivatie | Ben ik sympathiek? |
| Heb ik tegenover de contractpartijen een positieve instelling? | |
| Kan ik de belangen van mijn bedrijf geëngageerd en overtuigend vertegenwoordigen? | |
| Houdingen tegenover de onderhandelingspartners | Kan ik mij in de psyche van de contractpartijen verplaatsen? |
| Onderken ik wanneer over de zaken zelf en wanneer over relationele aspecten wordt gecommuniceerd? | |
| Kan ik persoonlijke motieven inschatten? | |
| Houd ik rekening met de acceptatiebehoeften van de deelnemers? | |
| Zelfbeheersing | Beheers ik mjin gelaatsuitdrukking en lichaamstaal? |
| Heb ik mijn stemhoogte, spreeksterkte, modulering onder controle? | |
| Blijf ik uiterlijk kalm en beheerst? |
12. Inhoudelijke aspecten van het contract
| Prestaties | Beschrijving/specificaties | |
| Data/deadlines | ||
| Normen | ||
| Tekeningen | ||
| Voorschriften | ||
| Volume/omvang/duur | ||
| Onderaannemers | ||
| Prijsstelling | ||
| Calculatiestructuur | ||
| Hoeveelheid-prijsverhouding | ||
| Geldigheidsduur/vastlegging van prijzen | ||
| Prijsontwikkeling/prijsaanpassingen | ||
| Vaste prijzen | ||
| Indexeringsclausules | ||
| Prijsschalen/kortingen | ||
| Additionele kosten | Vormgevings- of gereedschapskosten | |
| Afschrijving | ||
| Modellen, prototypen | ||
| Montage | ||
| Opleiding en training/plaatsing | ||
| Kortingen/reducties | Hoeveelheidskortingen | |
| Staffelkortingen | ||
| Kortingen in natura | ||
| Functionele kortingen (OEM) | ||
| Bonussen | ||
| Orders | Proefbestelling | |
| Losse orders | ||
| Raamcontract | ||
| Afroeporders | ||
| Kanban-levering | ||
| Seriegrootte | ||
| Betaling | Beschikbaarstelling | |
| Termijnen/verrekening | ||
| Vooruitbetaling/voorfinanciering | ||
| Partiële betalingen/betaling onder voorbehoud | ||
| Leveringskrediet | ||
| Richtbetaling | ||
| Valuta | ||
| Levering | Termijnen | |
| Voorwaarden/Incoterms | ||
| Vracht | ||
| Verpakking | ||
| Invoerrechten | ||
| Verzekering | ||
| Orderstructuur | ||
| Risico-overgang | ||
| Voorzieningen | Afwikkeling | |
| Materiaal/gereedschappen | ||
| Medewerkers | ||
| Documentatie | ||
| Verpakking | ||
| Uitval/krimp | ||
| Kwaliteit | Definitie/specificatie | |
| Principes | ||
| Procedures | ||
| Verplichtingen | ||
| Tests/inspectie | ||
| Afbakening/grensgevallen | ||
| Prestatiebeoordeling van leverancier | ||
| Tekortkomingen | Vertragingen/tekorten | |
| Gevolgen van vertraging | ||
| Aanvulling van tekorten | ||
| Contractuele sancties/schadevergoeding | ||
| Aansprakelijkheid | ||
| Veiligheid | Voorschriften/maatregelen | |
| Ongevallenpreventie | ||
| Geheimhouding | ||
| Fouten en gebreken | Testcriteria | |
| Constatering | ||
| Behandelinge van grensgevallen | ||
| Informeren | ||
| Verantwoordelijkheden | ||
| Termijn voor herstel | ||
| Garantie/waarborgen | ||
| Productaansprakelijkheid | ||
| Coulance | ||
| Condities | Algemene leveringsvoorwaarden | |
| Bijzondere voorwaarden | ||
| Contractvorm | ||
| Afnameverplichtingen | ||
| Leveringsvoorwaarden | ||
| Voorwaarden van brancheorganisatie | ||
| Waarover moet verder worden onderhandeld en wat moet speciaal worden vastgelegd? | ||
| Additionele prestaties | Technologietransfer Samenwerking voor R&D | Exclusiviteitsbeding |
Bron: factomedia